חתימה דיגיטלית – מתי להשתמש בזה?

העולם עובר לדיגיטל. למעשה הוא כבר עשה את הצעד הזה לפני כמה וכמה שנים. אבל התהליכים עדיין מתרחשים, ועוד פעולות שבעבר בוצעו רק באופן ידני מוצאים את הפתרון בנישה הדיגיטלית. אחד הנושאים החשובים שיש להם פתרון דיגיטלי נוח הוא נושא החתימה. פעם שילבנו מסמכים פיסיים לצד השימוש הרב במחשב, וזאת כדי לאפשר חתימה ידנית על המסמכים. אבל כאשר הקדימה עשתה כברת דרך נוספת פותחה גם האפשרות לחתום חתימה דיגיטלית.

במה דברים אמורים?

חתימה דיגיטלית הינה חתימה שמופקת על ידי תוכנות המחשב. והיא נועדה לאפשר לנו להבטיח כי המסמך הינו מקורי ונכון. שהוא הופק על ידי המערכת של החברה החתומה על המסמך, וכי יש להתייחס למסמך המדובר כאל מסמך מהימן. למסמכים אלו יש משמעות משפטית והם קבילים על ידי כל הגופים הנוגעים לעניינים השונים. בין היתר ניתן להשתמש בחתימה דיגיטלית עבור מסמכים כמו חשבוניות, קבלות, הצהרות ועוד.

מתי נכון להשתמש בחתימה דיגיטלית?

החתימה הדיגיטלית משמשת כיום את מרבית הגופים והחברות הגדולות בארץ ובעולם. באמצעות החתימה הדיגיטלית ניתן לחסוך זמן יקר של התעסקות עם מסמכים פיסיים, שליחתם בדואר והשבתם לשולח במידת הצורך. כמו כן חוסכת החתימה הדיגיטלית בנייר, מעטפות, דמי משלוח וכדומה. כך שהיא בהחלט פתחה לנו עולם שלם של אפשרויות מתקדמות וחסכניות. החתימה הדיגיטלית מתאימה לשימוש בעלי עסקים כמו גם לחברות גדולות ולארגונים.

ממשק נוח ומתקדם להפקת מסמכים חתומים דיגיטלית

כדי להפיק מסמכים חתומים דיגיטלית צריך להתאים את מערכת ההפקה לצרכי הארגון. כך שאפשר יהיה להפיק את המסמכים הרצויים ולערוך אותם כראוי, וזאת תוך שילוב של חתימה דיגיטלית על גוף המסמך, ראו לדוגמא בניית טפסים דיגיטליים. נכון להיעזר באופציה הזו במקרים המתאימים.